ניהול מייל ביעילות

ניהול מייל ביעילות/ מאמר 2 בסדרה לניצול זמן.

דואר אלקטרוני שונה משאר ערוצי המידע בכך שהוא נצבר. מרגע שקיבלת הודעה עליך לטפל בה באופן כל שהוא: לפתוח , לקרוא , למיין למחוק וכמובן לענות. אם לא ענית לשיחת טלפון אתה לא מחויב לחזור למתקשר. לפחות כך היה נהוג שנים רבות. בשנים האחרונות חל שינוי תרבותי ויש לקוחות שנזפו בי שמבחינתם פניה טלפונית שלא נענתה על ידי מחייבת אותי לחזור אליהם כאילו השאירו הודעה בתא קולי. בכל מקרה בנושא דואר אלקטרוני אין חילוקי דעות – הוא נצבר בתיבת הדואר הנכנס, ובכמויות !!

מידע יוצא ממסך מחשב - ציור

תיבת הדואר שלי משמשת אותי גם בנושאי העסק של – ייעוץ עסקי וגם לנושאים פרטים בבדיקה באאוטלוק שבצעתי נמצא שיש לי 22,120 הודעות מייל מתוכם 9,543 הודעות שלא נפתחו! ברור שאני לא אקרא כמות כזו של מיילים. רובם פשוט מיותרים. למעשה המיילים האלו גורמים לחיפוש מייל להיות איטי כי המחשב סורק 9,543 מילים מיותרים. 

כאשר נבחן עובדים עם מרכיב עבודה משרדית\מנהלתית ( כלומר לא עובדי ניקיון ) נגלה נתונים מרתקים.
בהרצאה של נתן זלדס , נשיא האגודה לחקר עומס המידע במסגרת יום הרצאות של איגוד האינטרנט הישראלי שהתקיים בדצמבר 2012 הוצג מחקר שבחן עובדים עם מרכיב עבודה משרדית\מנהלתית ( כלומר לא עובדי ניקיון ). המידע שנחשף מרתק!

אם כבר לא שמתם לב, הכתובת על הקיר! הזמן ותשומת הלב שאדם יכול להקדיש למשימה הוא לא בלתי מוגבל.
עובד לא יכול לטפל במאות מיילים ביום ולהיות יעיל. רק זמן המחיקה המיון והסינון של מאות מיילים גובה שעות עבודה יקרות עם מעט תפוקה. הדבר כואב במיוחד כאשר 30% מהודעות הדואר האלקטרוני מיותרות.
אם נצליח לצמצם 20% מהשעות המוקדשות לטיפול במייל נחסוך כ- 16 שעות עבודה בחודש לעובד– זה לא מעט!
בנוסף אופן הטיפול במייל שנעשה במקביל לעבודה אחרת מתוך רצון להיות יעילים ולסגור כמה שיותר פינות, צורך יותר זמן ומפיק תוצר איכותי פחות בהשוואה לעבודה שאינה סימולטנית.

מדוע עובדים מקבלים הרבה הודעות מייל ?

תעודת ביטוח

תעודת ביטוח

שליחה של מייל בתפוצה רחבה נועדה למנוע טענה מעובדים אחרים "לא ידענו" . זוהי תעודת ביטוח לשולח שמחירה הוא עומס מידע לרוב המכותבים למייל שלו.

להתבלט משאר העובדים

להתבלט משאר העובדים

חלק מהעובדים שולחים בכוונה מיילים בסופי שבוע או בשעות לילה מאוחרות כדי להראות עד כמה הם מסורים לעבודתם. (חלק עושה זאת כי פשוט אינו עומד בעומס בשעות העבודה הרגילות.)

להימנע מאי נעימות

להימנע מאי נעימות

במקום לשוחח עם עובד אחר שהמגע עימו לא נעים שולחים מייל. קשה להתווכח דרך המייל, להרים קול או לראות את שפת הגוף של הצד השני ויש זמן לחשוב לפני שעונים וזו הקלה למי שהתמודדות פרונטלית קשה לו.

חריצות והשקעה

להראות חריצות והשקע

מי ששולח הרבה מיילים הוא פעיל ואנרגטי וזה כמובן סימן לעובד איכותי נמרץ ומשקיען.

אין עלות - משלוח מיילים מרובים אינה עולה כסף

אין עלות – משלוח מיילים מרובים אינה עולה כסף

מנהלים רבים ערניים בנושא הוצאות עבור צילומים והדפסות הקלים למדידה אבל נדיר להיתקל בסמנכ"ל כספים שאומר שחייבים להדק את החגורה כי משלוח מייל בתפוצת "נאטו" גורם לבזבוז שעות עבודה יקרות....

רצון לחסוך זמן

רצון לחסוך זמן

במקום לנהל שיחה שולחים מייל בתקווה שהצד השני יבין את הנושא או יסכים לדעת השולח. הבעיה היא שנוצר "פינג פונג" והצדדים מבינים זה את זה פחות ופחות ונאלצים להשקיע זמן רב בהרבה מרק משלוח מייל בודד. יש נושאים ששיחה טלפונית או פגישה היא האמצעי היעיל ביותר.

התמכרות

התמכרות

קבלת דואר אלקטרוני יכולה להיות ממכרת. אנשים רבים סקרנים לראות אילו הודעות קיבלו והם בודקים מייל בכל הזדמנות. חשוב להם להיות מעודכנים. כמובן שכאשר מקבלים מייל צריך לענות ...

Related Posts

Privacy Preferences
When you visit our website, it may store information through your browser from specific services, usually in form of cookies. Here you can change your privacy preferences. Please note that blocking some types of cookies may impact your experience on our website and the services we offer.