דואר אלקטרוני שונה משאר ערוצי המידע בכך שהוא נצבר. מרגע שקיבלת הודעה עליך לטפל בה באופן כל שהוא: לפתוח , לקרוא , למיין למחוק וכמובן לענות. אם לא ענית לשיחת טלפון אתה לא מחויב לחזור למתקשר. לפחות כך היה נהוג שנים רבות. בשנים האחרונות חל שינוי תרבותי ויש לקוחות שנזפו בי שמבחינתם פניה טלפונית שלא נענתה על ידי מחייבת אותי לחזור אליהם כאילו השאירו הודעה בתא קולי. בכל מקרה בנושא דואר אלקטרוני אין חילוקי דעות – הוא נצבר בתיבת הדואר הנכנס, ובכמויות !!
תיבת הדואר שלי משמשת אותי גם בנושאי העסק של – ייעוץ עסקי וגם לנושאים פרטים בבדיקה באאוטלוק שבצעתי נמצא שיש לי 22,120 הודעות מייל מתוכם 9,543 הודעות שלא נפתחו! ברור שאני לא אקרא כמות כזו של מיילים. רובם פשוט מיותרים. למעשה המיילים האלו גורמים לחיפוש מייל להיות איטי כי המחשב סורק 9,543 מילים מיותרים.
כאשר נבחן עובדים עם מרכיב עבודה משרדית\מנהלתית ( כלומר לא עובדי ניקיון ) נגלה נתונים מרתקים.
בהרצאה של נתן זלדס , נשיא האגודה לחקר עומס המידע במסגרת יום הרצאות של איגוד האינטרנט הישראלי שהתקיים בדצמבר 2012 הוצג מחקר שבחן עובדים עם מרכיב עבודה משרדית\מנהלתית ( כלומר לא עובדי ניקיון ). המידע שנחשף מרתק!
- 70% מהמיילים מקבל טיפול\התייחסות תוך 6 שניות בממוצע מהגעתו.
- מושקעות כ- 80 שעות בחודש בממוצע בטיפול ומענה לדואר אלקטרוני!
- עובד מקבל בין 50 – 300 מילים ביום. 30% אחוז מהמיילים הנכנסים הם מיותרים. כלומר אם ימחקו לא יקרא דבר.
אם כבר לא שמתם לב, הכתובת על הקיר! הזמן ותשומת הלב שאדם יכול להקדיש למשימה הוא לא בלתי מוגבל.
עובד לא יכול לטפל במאות מיילים ביום ולהיות יעיל. רק זמן המחיקה המיון והסינון של מאות מיילים גובה שעות עבודה יקרות עם מעט תפוקה. הדבר כואב במיוחד כאשר 30% מהודעות הדואר האלקטרוני מיותרות.
אם נצליח לצמצם 20% מהשעות המוקדשות לטיפול במייל נחסוך כ- 16 שעות עבודה בחודש לעובד– זה לא מעט!
בנוסף אופן הטיפול במייל שנעשה במקביל לעבודה אחרת מתוך רצון להיות יעילים ולסגור כמה שיותר פינות, צורך יותר זמן ומפיק תוצר איכותי פחות בהשוואה לעבודה שאינה סימולטנית.
