ניהול מייל ביעילות פרק 2

ניהול מייל ביעילות/ מאמר 3 בסידרה לניצול זמן.
איש עם עניבה מחזיק טלפון חכם

רבים חושבים שהם מצליחים לבצע הרבה משימות במקביל. זהו לדעתי מיתוס. הטעות הזו נפוצה כי הם לרוב מבצעים משימות פשוטות , קלות , קצרות בהן המעבר ממשימה למשימה הוא קל ולכן נוצרת תחושה של ביצוע יעיל של משימות במקביל.
האמת היא שהמשימות מבוצעות אחת אחר השניה. כאשר נבחן משימות מורכבות יותר נחשף המיתוס. האם מנהל מוכשר ככל שיהיה יכול לנתח את המאזן השנתי וגם לכתוב פרופיל חברה במקביל ? אני משוכנע שאיכות העבודה שיבצע תהיה טובה יותר ומהירה יותר אם קודם ינתח את המאזן ורק לאחר מכן יכתוב פרופיל חברה לעומת מצב בו יקפוץ מנושא לנושא לפי הנסיבות.

אופן העבודה של המוח שלנו הוא סידרתי. אנו מבצעים משימות בטור . אחת אחרי השניה. מעבר בין משימה למשימה דורש מאיתנו להתאפס כלומר להתרכז ולהעביר את תשומת הלב החשיבתית שלנו ממשימה א’ למשימה ב’. כאשר מדובר במשימות פשוטות וקצרות זמן המעבר, כלומר האיפוס קצר, אבל ככל שהמשימה מורכבת ההשקעה באיפוס גדולה. 

למשל עורך דין שכותב כתב תביעה יהיה יעיל בהרבה אם לא יפריעו לו כל 5 דקות בנושאים שוטפים. כל הפרעה קטנה ככל שתהיה מוציאה אותו מהריכוז בעניין כתב התביעה ועליו להשקיע מאמץ באיפוס רק כדי לחזור לנקודה בה נקטעה עבודתו .
מנהלות חשבונות רבות לא מבצעות משימות קטנות עד ל 15 לחודש. בתקופה זו הן עובדות על תיקי המע”מ של לקוחותיהם. גם פה הפסקת עבודה על תיק מע”מ עבור משימה אחרת כרוכה בעלות איפוס יקרה ולכן לא משתלמת. לא אמנה את כל הדוגמאות אך בשורה התחתונה נשאף לצמצם למינימום את זמני האיפוס כלומר לבצע משימה ללא הפרעות ולסיימה. באופן כזה נחסוך זמן ואנרגיה רבים בהם נוכל לבצע עוד משימות או פשוט לנוח קצת – תלוי במצבכם ! 
עכשיו נתמקד באחד מזוללי הזמן הגדולים – הדואר האלקטרוני !

בחורה צעירה מתלבטת כן , לא או אולי ?

כיצד נצמצם עומס דואר של אלקטרוני?
הטיפול בעומס המידע מדואר אלקטרוני יכול לבוא ע”י טיפול במקור הבעיה – שולחי הדואר . בארגונים גדולים יותר ניתן לחנך את העובדים ולעודד צמצום משלוח מייל ע”י הדרכה ותגמול על התנהגות טובה. זהו טיפול במקור הבעיה. עדין קיימת בעיה של דואר נכנס לארגונים גדולים שמקורו חיצוני או בעסקים קטנים בהם עיקר עומס הדואר האלקטרוני בה ממקורות שמחוץ לעסק. במקרים אלו יש ללמוד כיצד לטפל במייל שנכנס בצורה יעילה .

כיצד ניתן לטפול במייל ביעילות

מדהים כמה אנשים מסתכלים על תיבת הדואר הנכנס כדי להחליט מה הם יעשו היום. עבודה נכונה היא לנהל את המשימות שלנו באמצעות היומן או תוכנת משימות הכוללת את כל הנושאים בהם עלינו לטפל ולא רק כאלו שמגיעים במייל. תיבת הדואר האלקטרוני נועדה לקבלת הודעות. שימוש בה לניהולן לא יעיל גם מבחינה תפעולית וגם מבחינה מהותית. אם אתה משקיע זמן בגלילת רשימת הדואר הנכנס שלך ומחפש האם יש הודעות חשובות שלא טיפלת בהן כנראה שעליך ליישם סעיף זה.

אין צורך להסביר. אם לא קראת מייל מרשימת דיוור מיד תמחוק . קשה לך אז אם במשך 6 חודשים לא קראת אף מייל,כנראה שזה לא נחוץ לך. שחרר.

השתמש בכללים אוטומטים למיון דואר כדי להעביר הודעות מרשימות דיוור שאתה מבקש לעקוב אחריהן לתיקיה נפרדת.
כנראה גם שם לא תקרא את רובן אבל זה ישפר את הסדר בתיבת הדואר הנכנס ויאיץ חיפוש של מיילים.

מומלץ כמעט לכל אחד. החלונות הקופצים בכל עת פוגעים בביצוע משימות אחרות בעסק וברוב המקרים אינם דורשים התייחסות מידית.

בדוק מייל ידנית פעמיים שלוש ביום במועדים קבועים. לרוב זה מכסה את מצבי החרום שאתה עשוי להיתקל בהם.
הקדש זמן קבוע לקריאת מייל ולטיפול בו ללא ביצוע משימות נוספות במקביל.
דתיים לא קוראים מייל בשבת וזה לא פוגע בקידום או בתפוקה שלהם בעבודה. הגדר מתי יש לך חופש מהמייל. למשל: אני לא קורא מייל לאחר 20:00 בערב. ( בדרך כלל….. (: )

גישה לניהול מייל שלפיה זו נוגעים במייל רק פעם אחת. הודעת דואר אלקטרוני תטופל :
א. קריאה בלבד.
ב. קריאה והשבת תשובה לשולח.
ג. קריאה והעברת הנושא לצד שלישי ( עובד, עמית , ספק וכו..)
ד. הנושא דורש יותר מכמה דקות כדי לטפל בו. שמור את המייל בתקיה נפרדת לטיפול והכנס ביומן המשימות שלך את הנושא כמשימה. עכשיו את יכול להיות רגוע שהנושא יטופל.
ה. מחיקת המייל.
ו. העברת המייל לארכיב או תיקיה אחרת. זכור ארכיב ענק הוא נטל שדורש ממך משאבי זמן ,שמור רק אם אתה חושב שיהיה שימוש למידע. אם במשך שנה לא השתמשת במידע ששמרת בתיקיה כנראה שאין לך צורך בו. מחק !

לאחר שביצעת את אחד מהנ”ל המייל הזה יוצא מחיי הדוגלים בשיטת One Touch.
* אם אתה נוטה לדחיינות ( לדחות משימות ) או אוהב לשמור \ לאגור דברים שיטה זו יכולה להיות הצעד הראשון שיאפשר להיגמל משתי הבעיות הללו.

ניתן להגדיר תיקיה אליה תעביר מיילים לטיפול. אם תקרא לה אפס ( במספר –”0″ ) היא תהיה ראשונה בעץ התיקיות של האוטלוק ויהיה לך קל למצוא אותה. המטרה בכל סוף יום התיקיה הזו ריקה. כלומר הכל טופל. 

בחר את השיטות שמתאימות לך ואני מבטיח שלך שתהנה מחיסכון בזמן , שליטה טובה יותר במשימות שלך ותלמד שבכל הקשור למייל פחות זה בעצם יותר!  אשמח לדעת האם יש לכם רעיונות לשיפור ניהול הדואר האלקטרוני?

 

 

Related Posts

Privacy Preferences
When you visit our website, it may store information through your browser from specific services, usually in form of cookies. Here you can change your privacy preferences. Please note that blocking some types of cookies may impact your experience on our website and the services we offer.