בשבוע שעבר נפגשתי עם אהרון לביא (שם בדוי) מנכ"ל של חברה ותיקה עם 28 עובדים. התכוננתי לפגישה היטב כי ניצול הזמן בפגישה מסוג זה חשוב. מטרת הפגישה הייתה לדון בצעדים השיווקיים האסטרטגים שיש לבצע ב- 12 החודשים הקרובים. בפגישה היו עוד 4 מנהלים. אהרון עמוס מאוד וכבר ביטל שתי פגישות בנושא וידעתי שיש לנצל את הזמן שפינה לנושא לסיעור מוחות של הצוות שמוביל את החברה. כאשר נכנסתי למשרדו המפואר בקומה ה- 12 הוא שוחח בטלפון וסימן לי להתיישב תוך שהוא מוותר על גינוני לחיצת ידיים ומצליח לחלץ במאמץ חצי חיוך מאולץ. שאר הנוכחים שכבר ישבו בשולחן הישיבות העלו מבטם ממכשירי האייפון אמרו "שלום יואב" וחזרו להתמקד במכשיר הנייד.
התיישבתי ואהרון שסיים את השיחה העניק לי הפעם חיוך מלא ואמיתי וביקש רק רגע לשלוח מייל לספק עימו רק שוחח בטלפון. לאחר שליחת המייל, ביקש שאסקור את הדברים שנעשו עד כה. התחלתי בסקירה. אהרון החל לבדוק מסרונים במכשיר האייפון תוך שהוא מודיע לי שהוא מקשיב לכל מילה שלי. "אני מולטיטאסקינג" אמר. גם שאר הנוכחים ניצלו את הסקירה שלי לסגור כמה פינות ושלחו מיילים מהמחשב הנייד ו\או מהסלולרי. מנהלת השיווק הביטה בדאגה בטלפון הנייד ויצאה ל 2-3 דקות לטפל בנושא שחשוב לה. לא נתתי לקשיים להוציא אותי מהריכוז והמשכתי בדברי.
כשסיימתי את הסקירה, אהרון התחיל בהסבר על הקשיים בתהליך תוך שהוא מציץ בהודעות המייל שקופצות אוטומטית על מסך המחשב עם רינגטון צורמני. מידי פעם קטע את דבריו למספר שניות, כנראה בשל הודעה ממש חשובה, והשחיל כמה הקשות מקלדת זריזות. אין ספק הוא ניסה לנצל את הזמן עד למקסימום. את דברי ההסבר של אהרון קטע צלצול עם מנגינה מרגיעה ואהרון התנצל בחצי חיוך ואמר שחייב לענות לשיחה הזו אבל הוא איתי במאה אחוז ושאני אציג את שלושת הנושאים החשובים למיתוג העסק. אחד המנהלים נעץ בי מבט נבוך ואמר "בחברה שלנו עובדים קשה אין רגע לנשום".
את תקוותי לפגישת עבודה יצירתית עם סיעור מוחות של הנהלת החברה ניפצה דפיקה בדלת של אודי, מנהל מכירות מצטיין, שהודיעה בקול מתחנן שנסיים את הפגישה כי לקוח גדול כבר ממתין חצי שעה בקבלה והוא כבר שתה שתי כוסות קפה ועשה סיור במשרדי החברה… אהרון התנצל ופיזר את הישיבה מיד. נתאם פגישת המשך בדחיפות אמר. הנהנתי בחיוך ואמרתי בסדר אבל בתנאי שתהיה מחוץ למשרדך וללא מחשבים וניידים…
כיום, אנשים פרטיים, עובדים ובמיוחד מנהלים עוסקים בניצול זמן אבל עומס מידע מציף אותם מכל עבר. לפי IBM 90% מהמידע (DATA) בעולם כיום נוצר בשנתיים האחרונות (המאמר נכתב ב- 2013). הנתונים מגיעים ממקורות רבים כגון: פוסטים ברשתות חברתיות, דואר אלקטרוני, תמונות דיגיטליות, סרטוני וידאו, רישומי עסקאות במסחר אלקטרוני. את המידע שאנו מקבלים ניתן לחלק לשניים:
- מידע שאנו יכולים לנתח , לעבד ולהשתמש בו. נקרא לו "מידע שימושי".
- כל שאר המידע .נקרא לו "מידע מיותר".
למעשה, כמות המידע שאנו מקבלים גדלה כל הזמן בעוד שאחוז המידע השימושי קטן. ברור שככל שנקבל יותר מידע הערך שלו עבורנו קטן. שימוש בכלים חכמים ישפר את כמות המידע השימושי שנוכל לנצל אבל בסופו של יום עלינו להבין שיש גבול לעומס המידע שכדאי לנו להיחשף אליו אם ברצוננו בניהול זמן יעיל. את ערוצי המידע להם נחשף כל אחד מאיתנו אנו מכירים: דואר אלקטרוני, טלפון נייד, מסרונים, שיחות שלא נענו, טלפון קווי, פייסבוק הודעות קוליות , WhatsApp וכו'… ערוצים אלו שוטפים אותנו במידע מיותר שמעמיס עלינו ופוגע במיקוד "מרוב עיצים לא רואים את היער".
בסדרת המאמרים אעסוק בניהול זמן יעיל לבעלי עסקים ומנהלים. במאמר הבא נתרכז בניצול זמן נכון בטיפול בדואר אלקטרוני - מבטיח לכם רווח של לפחות חצי שעה ביום!
